KSeF 2026: Przewodnik po rewolucji w polskiej księgowości

Od 1 lutego 2026 roku polskie firmy wchodzą w erę cyfrowego fakturowania. Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestaje być opcją a staje się obowiązkiem, który całkowicie zmieni codzienną pracę księgowych i właścicieli firm. Co dokładnie się zmieni i jak przygotować się na nowe realia?

Obowiązkowy KSeF: kto i kiedy?

Polska cyfryzuje system fakturowania w dwóch etapach:​

1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie duże przedsiębiorstwa – te, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 milionów złotych brutto.​

1 kwietnia 2026 roku do systemu dołączą wszyscy pozostali podatnicy VAT, niezależnie od wielkości firmy. W praktyce oznacza to koniec ery tradycyjnych faktur PDF i papierowych wersji dla absolutnej większości polskich przedsiębiorców.​

Warto pamiętać, że już od lutego 2026 roku, nawet jeśli firma nie musi sama wystawiać faktur w KSeF, będzie odbierać od kontrahentów dokumenty w nowym formacie. System działa dwukierunkowo – nie można być tylko „nadawcą” lub „odbiorcą”.​

Faktura ustrukturyzowana – nowy standard dokumentów

Podstawową zmianą jest wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej jako jedynego dopuszczalnego formatu. Nie jest to zwykły plik PDF czy skan, lecz dokument w formacie XML oparty na ściśle określonym schemacie.​

Jak to działa w praktyce?

Sprzedawca generuje fakturę w formacie XML zgodnie ze schematem FA(3), który zastąpi obecny FA(2) wraz z wejściem w życie obowiązku. System KSeF weryfikuje poprawność dokumentu, nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny KSeF i zwraca potwierdzenie odbioru (UPO). Dopiero w tym momencie faktura nabiera mocy prawnej.​

Numer KSeF będzie musiał być wykazywany w nowych oznaczeniach JPK_VAT, co stanowi jedną z kluczowych zmian sprawozdawczych. Integracja systemu z ewidencją VAT ma zapewnić pełną spójność danych i ułatwić kontrole skarbowe.​

Wpływ na codzienną pracę księgowości

Zmiany w 2026 roku dotkną każdego aspektu pracy działów finansowych:

1. Koniec „papierologii” i faktur w mailach

Faktury w PDF zostaną zastąpione dokumentami ustrukturyzowanymi przesyłanymi wyłącznie przez KSeF. Księgowi nie będą już musieli ręcznie wprowadzać danych z otrzymanych faktur – informacje będą dostępne bezpośrednio w systemie.​

2. Nowe obowiązki sprawozdawcze

Rozporządzenie dostosowujące JPK_VAT do KSeF wprowadza:

• Obowiązek wykazywania numeru KSeF w pozycjach ewidencji VAT
• Nowe zasady korekty JPK po nadaniu numeru KSeF
• Dodatkowe oznaczenia dla faktur korygujących i kaucji​

3. Zmiana terminów zwrotu VAT

Podstawowy czas oczekiwania na zwrot VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni. To realna korzyść finansowa dla przedsiębiorców, choć wymaga precyzyjnego i terminowego raportowania.​

4. Bezpośredni wgląd fiskusa w transakcje

Każda faktura trafia do centralnego repozytorium, co daje administracji skarbowej bieżący dostęp do danych o obrocie gospodarczym. Kontrole będą szybsze i bardziej zautomatyzowane, a błędy łatwiejsze do wykrycia.​

Wymogi techniczne i organizacyjne

Przygotowanie firmy do KSeF to projekt międzydziałowy, który powinien objąć nie tylooj księgowość, ale także dział handlowy, IT i zarząd. Kluczowe działania obejmują:​

Analiza procesów sprzedaży i zakupu

Należy prześledzić, jak powstają i obiegają dokumenty w firmie, aby dostosować je do nowych wymogów.​

1. Dostosowanie systemów
2. Integracja istniejących systemów ERP z API KSeF
3. Zakup lub wdrożenie zewnętrznych narzędzi do generowania faktur XML
4. Aktualizacja oprogramowania księgowego do wersji obsługującej schemat FA(3)​
5. Zarządzanie uprawnieniami

Nowe rozporządzenie precyzuje zasady nadawania uprawnień do korzystania z KSeF. Wymagane będą dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, a także weryfikacja tożsamości osób uprawnionych.​

Procedury awaryjne

System wprowadza tryb „offline24″, który pozwala wystawić fakturę bez dostępu do internetu (np. podczas awarii), by następnie przesłać ją do KSeF. Firmy muszą przygotować odpowiednie procedury i przeszkolić pracowników.​

Ulgi i okres przejściowy

Rok 2026 będzie okresem adaptacji bez dotkliwych konsekwencji:

• Brak kar do końca 2026 roku – przedsiębiorcy nie poniosą sankcji za błędy związane z fakturowaniem w KSeF
• Możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych – utrzymana do 31 grudnia 2026 roku
• Zwolnienie dla mikroprzedsiębiorców – podatnicy ze sprzedażą miesięczną do 10 tys. zł brutto będą mogli wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 roku​

Od 1 stycznia 2027 roku zaczną obowiązywać sankcje – do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem lub do 18,7% wartości brutto dokumentu.​

Przygotowanie firmy do KSeF – plan działania

Eksperci podkreślają, że przygotowań nie warto odkładać na ostatnią chwilę. Oto kluczowe kroki:​

1. Audyt gotowości – sprawdź, czy Twój system księgowy i ERP obsługuje schemat FA(3)​
2. Wybór rozwiązania technicznego – zdecyduj, czy korzystać z darmowej aplikacji MF, czy zintegrować system własny​
3. Przeszkolenie zespołu – księgowi, handlowcy i administratorzy muszą znać nowe procedury
4. Testowanie – przeprowadź próby generowania i walidacji faktur XML przed terminem obowiązku
5. Ustalenie procedur – określ, kto odpowiada za wysyłkę faktur i jak postępować w sytuacjach awaryjnych​

Kto zostanie zwolniony z obowiązku?

Projekt przepisów przewiduje wyjątki:

• Podatnicy „wykluczeni cyfrowo” – objęci obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 roku
  Mikroprzedsiębiorcy – przy sprzedaży miesięcznej do 10 tys. zł mogą korzystać ze zwolnienia przez 2026 rok​
• Jednak nawet zwolnieni przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie, co często będzie korzystne ze względu na szybszy zwrot VAT.​

Podsumowując

KSeF 2026 to nie tylko kolejny obowiązek administracyjny, ale przede wszystkim fundamentalna zmiana w sposobie dokumentowania transakcji. Dla księgowości oznacza to koniec manualnego wprowadzania danych, ale początek nowych wyzwań związanych z technologią, bezpieczeństwem danych i zgodnością z wymogami. Naprzeciw tym wyzwaniom stoją takie firmy jak księgowość z Moore Polska mająca doświadczenie i pełen wachlarz uzupełniających usług. Firmy, które zaczną przygotowania teraz, unikną chaosu w lutym i kwietniu 2026 roku. Wdrożenie KSeF to inwestycja w nowoczesność, która na dłuższą metę przyspieszy procesy, zwiększy bezpieczeństwo i skróci oczekiwanie na zwrot VAT.​

Artykuł sponsorowany